Untuk melakukan login Anda dapat menggunakan cara seperti berikut:

1. Masukkan NIK pada kolom Username
2. Masukkan password
3. Klik Sign In

Contoh:

1

Langkah yang harus dilakukan untuk mereset password jika Anda lupa password:

1. Kontak HRD untuk melakukan reset pada password akun Anda.
2. HRD akan menggenerate password baru untuk login.
3. Gunakan password baru tersebut untuk login. Setelah berhasil login, kami menyarankan untuk langsung mengganti password hasil generate dengan password baru. Tutorial mengganti password dapat dilihat di list FAQ di bawah ini.

Contoh:

1

Tata cara mengubah password di paperles:

1. Klik icon User pada pojok kanan halaman.
2. Pilih menu Akun Saya.
3. Masukkan password lama
4. Masukkan password baru
5. Lakukan konfirmasi ulang password dengan memasukkan ulang password baru
6. Klik Simpan

Contoh:

1

Keterangan mengenai kode absen dapat dilihat pada menu kehadiran > display jadwal kerja > kode absen yang berada di pojok kanan di bawah icon user.

Contoh:

1

Untuk melihat Rekap Kehadiran Individu Anda perlu:

1. Pergi ke menu Kehadiran > Display Kehadiran
2. Pilih tanggal sebagai batas akhir periode yang ingin ditampilkan. Contoh, 31/01/2023 maka akan ditampilkan rekap kehadiran individu dari tanggal 1-31 januari 2023.
3. Klik Pencarian.

Contoh:

1

Untuk melihat persentase kehadiran perstruktur anda perlu:

1. Pergi ke menu Kehadiran > Laporan > Rekap Kehadiran Fungsi.
2. Pilih tanggal sebagai batas akhir periode yang ingin ditampilkan. Contoh, 31/01/2023 maka akan ditampilkan rekap kehadiran individu dari tanggal 1-31 januari 2023.
3. Klik Pencarian.

Contoh:

1

Untuk melihat jumlah Kehadiran Member pada periode tertentu Anda perlu:

1. Pergi ke menu Kehadiran > Laporan > Rekap Kehadiran Member.
2. Pilih tanggal mulai dan berakhir.
3. Klik Pencarian.

Contoh:

1

Untuk melihat jumlah kehadiran member pada tanggal tertentu Anda perlu:

1. Pergi ke menu Kehadiran > Laporan > Rekap Kehadiran Harian Member.
2. Pilih tanggal.
3. Klik Pencarian.

Contoh:

1

Untuk melihat jumlah kehadiran member pada tanggal tertentu anda perlu:

1. Pergi ke menu Kehadiran > Laporan > Rekap Kehadiran Harian Member.
2. Klik button +Export Excel di samping pencarian.

Contoh:

1

Untuk menyeselesaikannya Anda perlu kontak HRD sesegera mungkin untuk melakukan koreksi absen

Kemungkinan salah setting shift. Maka harus menguhubungi HRD untuk koreksi Shift melalui Paperless, menu “Jadwal Kerja”, karena yang dapat melakukan koreksi shift backdate hanya HRD.

1. Klik Menu Jadwal Kerja.
2. Pilih Display Jadwal Kerja.
3. Kemudian akan muncul display jadwal kerja selama satu minggu kedepan.
4. Filter periode berdasarkan week untuk melihat jadwal kerja di tanggal lainnya.

Note:

1. Jadwal kerja label abu merupakan default.
2. Jadwal kerja label orange merupakan pengajuan ketika masih status diajukan dan approval 1.
3. Jadwal kerja label hijau merupakan pengajuan ketika sudah final approve.

Contoh:

1

Untuk melihat jam masuk dan pulang dari setiap jadwal kerja dapat klik lihat jadwal kerja pada menu display jadwal kerja

Contoh:

1

2

Tata cara pengajuan Jadwal Kerja:

1. Pergi ke menu Jadwal Kerja > Pengajuan.
2. Klik Tambah Data.
3. Klik kotak di samping Nomor untuk memberikan checklist pada pegawai yang akan dikenai jadwal kerja.
4. Pilih kode jadwal kerja sesuai hari/tanggal.
5. Klik Simpan
6. Pergi ke menu Jadwal Kerja > Pengajuan. Jadwal kerja yang berhasil tersimpan akan muncul pada tabel Display Pengajuan dengan status diajukan.
7. Untuk melihat detail Jadwal Kerja yang sudah diajukan, klik No Pola Kerja pada Display Pengajuan
8. Nantinya akan muncul Detail Pengajuan Pola Kerja

Contoh:

1

2

3

4

5

Proses pembatalan transaksi pengajuan Jadwal Kerja sebagai berikut:

1. Klik Menu Jadwal Kerja.
2. Klik Pengajuan.
3. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Batal. Batal hanya bisa dilakukan oleh Pengaju saat status masih Diajukan/Final Approver. Pengajuan yang dibatalkan akan hilang dari display pengajuan.

Note:
Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

2

Proses menyetujui transaksi pengajuan Jadwal Kerja sebagai berikut:

1. Klik Menu Jadwal Kerja.
2. Klik Persetujua.

3. Cara Pertama:

   1. Geser scroller horizontal ke kanan.
   2. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Setuju.

   Cara Kerdua:

   1. Klik kotak di samping nomor untuk menandai pengajuan mana saja yang akan disetujui. Jika kotak paling atas pada header tabel diklik maka akan menandai semua pengajuan
   2. Klik button Setujui untuk memberikan approval pada pengajuan yang telah ditandai.
4. Jika berhasil disetujui maka Status akan berubah dari “Diajukan” menjadi “ Persetujuan Atasan 1”. Jumlah notif akan berkurang jika pengajuan sudah dikenai aksi (Disetujui/Ditolak/Batal)
5. Jumlah pengajuan yang telah disetujui dapat dilihat pada dashboard
6. Klik nomor jadwal kerja
7. Nantinya akan terlihat Detail Pengajuan Pola Kerja

Contoh:

1

2

3

4

Proses menolak transaksi pengajuan Jadwal Kerja sebagai berikut:

1. Klik Menu Jadwal Kerja.
2. Klik Persetujuan.
3. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Tolak.
4. Status akan berubah menjadi “Ditolak Atasan 1” atau sesuai matrix yang berlaku.

Contoh:

1

2

3

1. Klik Menu Jadwal Kerja
2. Pilih Laporan
3. Klik Rekap Jadwal Kerja
4. Pilih filter tanggal untuk menentukan range tanggal yang akan dilihat pada rekap jadwal kerja
5. Klik nama struktur untukmelihat detail pegawai yang ada di struktur tersebut
6. Kemudian muncul popup nama-nama pegawai berserta jadwal kerja default dan koreksinya

Note: Koreksi jadwal kerja yang masuk kedalam rekap adalah yang sudah final approve, keterangannya sebagai berikut:

1. Jadwal kerja label abu merupakan default.
2. Jadwal kerja label hijau merupakan hasil koreksi

Contoh:

1

2

1. Tidak bisa mengajukan jadwal kerja di tanggal yang sama.
2. Tidak bisa mengajukan jadwal kerja setelah mengajukan cuti.
3. Tidak bisa mengajukan jadwal kerja setelah mengajukan izin tipe libur/tidak hadir.
4. Tidak bisa mengajukan libur setelah mengajukan lembur.

Contoh:

1

2

3

4

Lapor kepada HRD untuk dapat koreksi jadwal kerja untuk tanggal yang sudah.

1. Batalkan pengajuan jadwal kerja terlebih dahulu jika status jadwal kerja masih diajukan.
2. Jika status jadwal kerja sudah final approval, request kepada atasan final untuk membatalkan pengajuan.

Batalkan pengajuan jadwal kerja di tanggal yang sudah diajukan, lalu buatlah pengajuan jadwal kerja yang baru.

Saldo adalah kuota yang dimiliki pada setiap jenis cuti yang bertipe saldo, dan akan berkurang setiap digunakan.

Contoh:
Cuti Tahunan = saldo 12
dipakai 2 maka sisa saldo 10
Limit adalah batas maksimal total hari yang diajukan
Contoh :
Cuti Menikah 3 hari
Maka maksimal total hari yang diajukan adalah 3 hari

Tata cara mengajukan transaksi cuti seperti berikut:

1. Klik Menu Cuti.
2. Klik Pengajuan.
3. Klik Pengajuan Cuti.
4. Akan muncul Form Pengajuan Cuti.
5. Isi form Pengajuan Cuti.
6. Pilih nama pegawai yang akan diajukan cuti.
7. Pilih Jenis Cuti.
8. Setelah memilih Jenis Cuti, muncul Limit Cuti yang digunakan untuk menyesuaikan tanggal mulai dan selesai cuti. Jika limit yang tertera 0 maka tidak ada batasan total pengajuan.
9. Isi form Pengajuan Cuti.
10. Masukkan tanggal mulai dan selesai cuti. Total Pengajuan Cuti akan muncul secara otomatis jika tanggal mulai dan selesai cuti sudah diinputkan. Pengajuan Cuti tidak bisa melewati hari libur (Sabtu-Minggu, tergantung jadwal kerja) sehingga harus memasukkan rentang tanggal cuti beberapa kali.
    Contoh: Cuti Besar tanggal 24-27 Maret, karena tanggal 26 Maret Minggu maka atur Tanggal Mulai Cuti 24/03/2023 dan Selesai Cuti 25/03/2023 > Klik Add Date > Masukkan Tanggal Mulai Cuti 27/03/2023 dan Selesai Cuti 27/03/2023. Klik tanda silang jika ingin membatalkan.
11. Isi Deskripsi (jika ada).
12. Beberapa jenis cuti membutuhkan Lampiran. Klik Choose file in browser untuk memasukkan file lampiran m.Pilih file yang akan dimasukkan lampiran. File yang dilampirkan harus memiliki format JPG/JPEG dengan ukuran maksimal 2 MB.
13. Klik Open.
14. Klik Simpan untuk menyimpan Pengajuan Cuti.
15. Jika pengajuan cuti berhasil tersimpan maka akan muncul di display dengan status "Diajukan".

Contoh:

1

2

3

4

5

6

7

8

Proses membatalkan transaksi pengajuan Cuti sebagai berikut:

1. Klik Menu Cuti.
2. Klik Pengajuan.
3. Geser scroller horizontal ke kanan.
4. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Batal.
5. Batal hanya bisa dilakukan oleh Pengaju saat status masih Diajukan/Final Approver. Pengajuan yang dibatalkan akan hilang dari display pengajuan.

Note:
Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

2

Proses menyetujui transaksi pengajuan Cuti sebagai berikut:

1. Klik Menu Cuti.
2. Klik Persetujuan. Angka pada lingkaran merah di side bar menunjukkan jumlah pengajuan yang harus diapprove.
   

   Cara Pertama:

   1. Geser scroller horizontal ke kanan.
   2. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Setuju.

   Cara Kerdua:

   1. Klik kotak di samping nomor untuk menandai pengajuan mana saja yang akan disetujui. Jika kotak paling atas pada header tabel diklik maka akan menandai semua pengajuan
   2. Klik button Setujui untuk memberikan approval pada pengajuan yang telah ditandai.
3. Status akan berubah dari "Diajukan" menjadi "Persetujuan Atasan 1". Jumlah notif akan berkurang jika pengajuan sudah dikenai aksi (Disetujui/Ditolak/Batal).

Contoh:

1

2

3

4

Proses menolak transaksi pengajuan Cuti sebagai berikut:

1. Klik Menu Cuti.
2. Klik Persetujuan. Angka pada lingkaran merah di side bar menunjukkan jumlah pengajuan yang harus disapprove.
3. Geser scroller horizontal ke kanan.
4. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Tolak.

Contoh:

1

2

File yang dilampirkan harus memiliki format JPG/JPEG dengan ukuran maksimal 2 MB.

1. Tidak boleh mengajukan cuti di hari yang sama.
2. Tidak bisa mengajukan cuti setelah mengajukan izin di tanggal yang sama.
3. TTidak bisa mengajukan cuti setelah ajukan jadwal kerja libur.
4. Tidak bisa mengajukan cuti setelah diajukan lembur.
5. Tidak bisa mengajukan cuti ketika libur default.

Contoh:

1

2

3

4

5

Tata cara mengajukan transaksi Izin seperti berikut:

1. Klik Menu Izin.
2. Klik Pengajuan.
3. Klik Pengajuan Izin.
4. Akan muncul Form Pengajuan Izin.
5. Isi form Pengajuan Izin.
6. Pilih nama pegawai yang akan diajukan Izin.
7. Pilih Jenis Izin.
8. Masukkan tanggal mulai dan selesai Izin. Total Pengajuan Izin akan muncul secara otomatis jika tanggal mulai dan selesai izin sudah diinputkan. Pengajuan izin tidak bisa melewati hari libur (Sabtu-Minggu, tergantung jadwal kerja) sehingga harus memasukkan rentang tanggal izin beberapa kali.
   Contoh: izin tugas dinas tanggal 24-27 Maret, karena tanggal 26 Maret Minggu maka atur Tanggal Mulai izin 24/03/2023 dan Selesai izin 25/03/2023 > Klik Add Date > Masukkan Tanggal Mulai izin 27/03/2023 dan Selesai izin 27/03/2023. Klik tanda silang jika ingin membatalkan.
9. Isi Deskripsi (jika ada).
10. Beberapa jenis izin membutuhkan Lampiran. Klik Choose file in browser untuk memasukkan file lampiran.
11. Pilih file yang akan dimasukkan lampiran. File yang dilampirkan harus memiliki format JPG/JPEG dengan ukuran maksimal 2 MB.
12. Klik Open.
13. Klik Simpan untuk menyimpan Pengajuan Cuti.
14. Jika pengajuan Izin berhasil tersimpan maka akan muncul di display dengan status "Diajukan".

Contoh:

1

2

3

4

5

6

7

Proses membatalkan transaksi pengajuan Izin sebagai berikut:

1. Klik Menu Izin.
2. Klik Pengajuan.
3. Geser scroller horizontal ke kanan.
4. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Batal.
5. Batal hanya bisa dilakukan oleh Pengaju saat status masih Diajukan/Final Approver. Pengajuan yang dibatalkan akan hilang dari display pengajuan.

Note:
Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

2

Proses menyetujui transaksi pengajuan Izin sebagai berikut:

1. Klik Menu Cuti.
2. Klik Persetujuan. Angka pada lingkaran merah di side bar menunjukkan jumlah pengajuan yang harus diapprove.
   

   Cara Pertama:

   1. Geser scroller horizontal ke kanan.
   2. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Setuju.

   Cara Kerdua:

   1. Klik kotak di samping nomor untuk menandai pengajuan mana saja yang akan disetujui. Jika kotak paling atas pada header tabel diklik maka akan menandai semua pengajuan
   2. Klik button Setujui untuk memberikan approval pada pengajuan yang telah ditandai.
3. Status akan berubah dari "Diajukan" menjadi "Persetujuan Atasan 1". Jumlah notif akan berkurang jika pengajuan sudah dikenai aksi (Disetujui/Ditolak/Batal).

Contoh:

1

2

3

4

Proses menolak transaksi pengajuan Izin sebagai berikut:

1. Klik Menu Izin.
2. Klik Persetujuan. Angka pada lingkaran merah di side bar menunjukkan jumlah pengajuan yang harus disapprove.
3. Geser scroller horizontal ke kanan.
4. Pada kolom aksi, Klik titik tiga kemudian Klik Tolak.

Contoh:

1

2

File yang dilampirkan harus memiliki format JPG/JPEG dengan ukuran maksimal 2 MB.

1. Tidak boleh mengajukan izin di hari yang sama
2. Tidak bisa mengajukan izin setelah mengajukan cuti di tanggal yang sama
3. Tidak bisa mengajukan izin setelah ajukan jadwal kerja libur.
4. STidak bisa mengajukan izin setelah diajukan lembur.
5. Setelah ajukan pola kerja masuk kemudian izin tipe hadir, case ini bisa dilanjutkan atau dibatalkan untuk pengajuan cutinya
6. Tidak bisa mengajukan izin ketika libur default

Contoh:

1

2

3

4

5

6

Tata cara mengajukan Transaksi Lembur seperti berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Instruksi Lembur.
3. Klik Button Instruksi Lembur.
4. Pilih Tanggal Lembur.
5. Pilih jenis lembur.
6. Inputkan alasan (opsional).
7. Cheklist pada pegawai yang akan diajukan instruksi lembur.
8. Inputkan menit istirahat.
9. Inputkan durasi.
10. Klik Simpan.

Contoh:

1

2

3

Proses menyetujui Transaksi Instruksi Lembur sebagai berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Pilih Filter Tipe Pengajuan – Instruksi Lembur.
4. Klik No SP Lembur untuk melihat detail lembur.
5. Cheklist pada pengajuan yang akan di approve (untuk approve all).
6. Klik Aksi kemudian pilih Setuju (untuk approve satu per satu).

Contoh:

1

Proses menolak Transaksi Instruksi Lembur sebagai berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Pilih Filter Tipe Pengajuan – Instruksi Lembur.
4. Klik No SP Lembur untuk melihat detail lembur.
5. Klik Aksi kemudian pilih Tolak.

Contoh:

1

Proses membatalkan Transaksi Intruksi Lembur sebagai berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Pilih Filter Tipe Pengajuan – Instruksi Lembur.
4. Klik No SP Lembur untuk melihat detail lembur.
5. Klik Aksi kemudian pilih Batal.

Note:

1. Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan.
2. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval.
3. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

Tata cara pembuatan Aktual Lembur.

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Aktual Lembur.
3. Klik Tambah Aktual Lembur.
4. Cheklist pada pegawai yang akan dibuatkan aktual lembur.
5. Input jam awal.
6. Input jam akhir.
7. Klik Simpan.

Contoh:

1

2

Proses persetujuan Aktual Lembur sebagai berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Pilih Filter Tipe Pengajuan – Aktual Lembur.
4. Klik No SP Lembur untuk melihat detail lemburr.
5. Cheklist pada pengajuan yang akan di approve (untuk approve all).
6. Klik Aksi kemudian pilih Setuju (untuk approve satu per satu).
7. Status akan berubah Ketika sudah di approve

Contoh:

1

2

Proses penolakan Aktual Lembur sebagai berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Pilih Filter Tipe Pengajuan – Aktual Lembur.
4. Klik No SP Lembur untuk melihat detail lemburr.
5. Klik Aksi kemudian pilih Tolak.
6. Status akan berubah Ketika sudah di approve

Contoh:

1

Proses pembatalan Aktual Lembur sebagai berikut:

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Pilih Filter Tipe Pengajuan – Batal Lembur.
4. Klik No SP Lembur untuk melihat detail lemburr.
5. Klik Aksi kemudian pilih Batal.

Note:

1. Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan.
2. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval.
3. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

1. Klik Menu Transaksi Lembur.
2. Pilih Laporan
3. Klik Menu Report Lembur Member.
4. Kemudian muncul member yang sudah dilakukan pengajuan instruksi dan actual.
   Note: Data yang muncul untuk durasi instruksi dan akatual hanya yang sudah final approve
5. Untuk download rekap silahkan klik export excel

Contoh:

1

Jika saat input durasi aktual ternyata lebih besar dari durasi instruksi yang sudah dibuat, maka masih bisa diajukan

Contoh:

1

Ketentuan untuk input durasi di aktual dan instruksi yaitu:

1. Durasi minimal instruksi dan aktual yaitu 1 jam.
2. Durasi aktual dan Instruksi minimal 1 jam kelipatan 30 menit.
3. Untuk penginputan durasi instruksi dan aktual yaitu, misalnya untuk lembur durasi 1 jam cara inputnya yaitu 01.00.

Contoh:

1

2

Ketentuan untuk pilihan jenis lember yaitu:

1. Jenis lembur hanya dapat digunakan untuk lembur di hari biasa (lembur di hari kerja).
2. Jenis lembur libur hanya dapat digunakan untuk lembur di hari libur (libur nasional, cuti Bersama, dll).
3. Untuk penginputan durasi instruksi dan aktual yaitu, misalnya untuk lembur durasi 1 jam cara inputnya yaitu 01.00.

Contoh:

1

2

Ketentuan untuk pengajuan lembur yaitu:

1. Tidak diperbolehkan mengajukan lembur di tanggal yang sama.
2. Tidak diperbolehkan mengajukan lembur setelah mengajukan cuti tipe libur/tidak hadir
   Solusinya: membatalkan pengajuan cuti terlebih dahulu Ketika akan diperintahkan lembur di tanggal yang sama dengan pengajuan cuti.
3. Tidak diperbolehkan mengajukan lembur setelah mengajukan izin tipe libur/tidak hadir
   Solusinya: membatalkan pengajuan cuti terlebih dahulu Ketika akan diperintahkan lembur di tanggal yang sama dengan pengajuan cuti
4. Tidak diperbolehkan mengajukan lembur ketika sudah mengajukan izin pulang cepat.

Contoh:

1

2

3

4

Instruksi lembur dapat diajukan sebelum pegawai tersebut diperintah untuk lembur

Aktual lembur dapat diinputkan h+ dilakukan lembur

Tata cara mengajukan Surat Peringatan seperti berikut:

1. Klik Menu Peringatan.
2. Klik Pengajuan.
3. Kemudian klik button pengajuan SP.
4. Muncul popup form pengajuan SP, yaitu:
   
   1. Pilih nama pegawai yang akan diberikan SP
   2. Pilih tanggal pelanggaran
   3. Pilih jenis SP
   4. Input kesalahan/pelanggaran
   5. Input pasal pelanggaran
   6. Input bunyi pasal
   7. Input tindakan lanjutan
   8. Upload attachment
5. Klik simpan

Note:
Setelah pengajuan SP kemudian dari HRD akan adjust pengajuan yang sudah diberikan

Contoh:

1

2

3

Cara untuk melihat display pengajuan SP yang sudah diajukan yaitu:

1. Klik Menu Peringatan.
2. Klik Menu Pengajuan.
3. Perhatikan status untuk melihat progress dari pengajuan SP

Contoh:

1

2

3

Cara untuk melakukan pembatalan pengajuan SP yang sudah dibuat yaitu:

1. Klik Menu Peringatan.
2. Klik Menu Pengajuan.
3. Klik No Peringatan untuk melihat detail peringatan
4. Klik Aksi kemudian pilih Batal

Note:

1. Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan.
2. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

Cara download release SP yaitu sebagai berikut:

1. Klik Menu Peringatan.
2. Klik Menu Pengajuan.
3. Klik Aksi – Pilih Print
4. Kemudian klik save untuk mendownload

Note:
Download dokumen release SP hanya dapat dilakukan Ketika status sudah final approve dan sudah dilakukan adjustment oleh HRD

Contoh:

1

Cara untuk assign KPI generic pada karyawan yaitu sebagai berikut:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Klik Menu Pengajuan.
3. Klik Button Assign Bawahan.
4. Pilih Jabatan yang akan di assign.
   Note: Jabatan yang bisa di assign hanya jabatan yang sudah dibuatkan form KPI generic oleh HRD, karena KPI jenis ini Item KPI nya sudah default dari HRD
5. Pilih tahun
6. Klik Choose KPI Template
7. Cheklist pada pegawai yang akan di assign
8. Klik Simpan
9. Status langsung berubah menjadi final approve dan akan muncul di menu scoring

Note:
Untuk pegawai yang di assign KPI jenis generic maka yang mengajukan dan menilai langsung dari atasannya

Contoh:

1

2

3

Note : Untuk pegawai yang sudah di set KPI kombinasi antara generic dan custome oleh HRD maka dapat dilakukan pengajuan oleh diri sendiri kemudian akan dilakukan scoring oleh atasannya

Langkahnya sebagai berikut:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Klik Menu Pengajuan.
3. Klik Button Tambah Data.
4. Pilih Tahun.
5. Klik Choose KPI Template.
6. Inputkan KPI Description.
7. Inputkan Measurements.
8. Inputkan Weight (Total Weight harus 100).
9. Klik Tambah KPI Item untuk menambahkan jumlah baris KPI Item.
10. Klik Simpan.

Note:
Untuk pegawai yang di assign KPI jenis generic maka yang mengajukan dan menilai langsung dari atasannya

Contoh:

1

2

3

Cara melihat pengajuan yang sudah diajukan yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Klik Menu Pengajuan.

Note:

1. Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan.
2. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Note:
Untuk Status akan berubah sesuai dengan progress yang sudah diberikan atasan

Contoh:

1

Cara melakukan persetujuan form KPI yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Klik KPI Code untuk melihat detail KPI.
4. Klik Aksi kemudian pilih Setuju.

Note:
Ketika status sudah di setujui maka akan masuk ke menu scoring untuk dilakukan scoring oleh atasan

Contoh:

1

2

Cara melakukan penolakan form KPI yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Klik KPI Code untuk melihat detail KPI.
4. Klik Aksi kemudian pilih Tolak.
5. Status akan berubah Ketika sudah di ditolak.

Contoh:

1

2

Cara mengajukan kembali form KPI yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Klik Aksi – Edit.
4. Muncul popup Form KPI dan user dapat melakukan pengeditan terhadap Item KPI.
5. Klik Simpan jika sudah yakin.
6. Kemudian klik Aksi dan pilih Ajukan Kembali.
7. Status akan berubah menjadi diajukan.

Note:
Ketika status pengajuan KPI ditolak maka user harus melakukan pengajuan ulang dengan mengedit form KPI

Contoh:

1

2

3

Cara melakukan pembatalan pengajuan KPI yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Pilih Menu Persetujuan.
3. Klik KPI Code untuk melihat detail KPI.
4. Klik Aksi kemudian pilih Batal.

Note:

1. Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan.
2. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval.
3. Aksi batal akan menghapus record transaksi.

Contoh:

1

Cara melakukan scoring KPI tipe generic yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Klik Menu Scoring.
3. Klik Aksi – Scoring.

Note:
KPI Jenis Non-Managerial dapat dilakukan scoring di akhir tahun, sehingga tanpilannya akan disable sampai dengan batas yang sudah ditentukan oleh HRD

Contoh:

1

2

Cara melakukan scoring KPI tipe kombinasi antara custome dan generic yaitu:

1. Klik Menu Evaluasi Kinerja.
2. Klik Menu Scoring.
3. Klik Aksi – Scoring.
4. Status KPI Item jika belum dilakukan scoring yaitu Open.
5. Inputkan score dan remarks.
   Note:Untuk menginput score hanya bisa diinputkan dengan range 1 -5, keterangan dari masing-masing point dapat dilihat pada tabel form KPI.
6. Jika sudah yakin dengan score dan remarks yang diinput kemudian klik Aksi – Kemudian Pilih OK
7. Status Item KPI jika sudah di klik OK maka akan berubah menjadi finished
8. Klik draft jika blm yakin dengan apa yang sudah dinilai
9. Klik submit jika sudah selesai dinilai untuk semua item KPI

Note:
Untuk klik submit, pastikan semua Item KPI sudah berstatus Finished

Contoh:

1

2

3

4

5

6

Jika pada custome KPI terdapat Item KPI yang kemungkinan tidak sesuai target maka dapat dilakukan pergantian, dengan catatan sudah melakukan penilaian pada Item KPI yang akan diganti, yang artinya Item KPI tersebut statusnya sudah finished baru setelah itu dapat melakukan pergantian Item KPI dengan catatan total weight yang diganti harus memiliki total yang sama.

Cara melakukan pergantian Item KPI yaitu:

1. Klik Aksi – Pergantian.
2. Inputkan KPI Description, Measurements dan Weight.
3. Klik Tambah KPI Item jika ingin menambah baris Item KPI.
4. Klik Simpan.

Note:
Item KPI yang sudah dilakukan pergantian akan beganti status menjadi Closed

Contoh:

1

2

3

Status yang ada dalam proses scoring yaitu:

1. Status Open jika proses scoring belum sama sekali dilakukan penilaian.
2. Status Process jika proses scoring sudah dilakukan penilaian tetapi baru diisi Sebagian.
3. Status Finished jika proses scoring sudah selesai dilakukan penilaian dan sudah di submit.

Contoh:

1

Cara melakukan feedback KPI terhadap pegawai yaitu:

1. Ketika atasan pada proses scoring sudah klik submit maka akan muncul popup untuk langsung memberikan feedback.
2. Inputan kolom positive feedback, improvement feedback dan development plan.
3. Klik add row jika ingin menambah baris feedback.
4. Klik Simpan.

Note:
Feedback yang diberikan atasan akan muncul pada bawahan yang dinilai pada menu Feedback

Contoh:

1

2

Cara export file scoring dan Item KPI yaitu:

1. Klik Menu Pengajuan/Persetujuan.
2. Klik button :
   
   1. Export scoring digunakan untuk download nilai scoring tiap pegawai secara keseluruhan
   2. Export Item KPI digunakan untuk download KPI Item tiap secara keseluruhan

Contoh:

1

Jumlah weight tidak boleh lebih atau kurang dari 100 jika tidak sesuai maka muncul warning dan data tidak bisa di simpan

Contoh:

1

2

Jika proses scoring sudah melewati due data maka tidak dapat dilakukan penilaian, nantinya HRD akan reminder start date dan end date untuk proses pengajuan form KPI dan scoring KPI

Contoh:

1

Struktur organisasi berfungsi untuk melihat otoritas dan agar member mengetahui atasan yang nantinya akan melakukan approval pada setiap pengajuan

Cara untuk melihat bawahan di struktur organisasi:

1. Klik menu struktur.
2. Klik tombol expand untuk melihat struktur yang dicari.
3. Pada struktur organisasi juga muncul pegawai yang satu level

Contoh:

1

Tampilan default di strutur organisasi user login adalah karyawan yang satu level dibawahnya saja.

Tidak bisa, user login hanya bisa melihat struktur organisasi yang ada di bawahnya saja.

Pengajuan PTK dilakukan sebagai berikut:

1. Klik Menu PTK
2. Pilih Menu Pengajuan
3. Klik Tambah PTK
4. Pilih tanggal diperlukan
5. Input catatan/alasan permintaan
6. Pilih placement
7. Pilih jabatan
8. Pilih working location
9. Input uraian tugas
10. Input jumlah tenaga kerja
11. Pilih kategori
12. Pilih status hubungan kerja
13. Jika pilih kontrak/PKWT maka harus inputkan masa kontrak (dalam bulan)
14. Input kualifikasi
15. Klik simpan

Contoh:

1

Cara melihat pengajuan PTK yang sudah dibuat yaitu sebagai berikut:

1. Klik Menu PTK.
2. Pilih Menu Pengajuan.

Contoh:

1

Tata cara melakukan persetujuan form PTK yaitu:

1. Klik Menu PTK.
2. Klik Menu Peretujuan.
3. Klik No PTK untuk melihat detail dari PTK.
4. Klik Aksi kemudian pilih setuju.

Contoh:

1

Tata cara mengajukan kembali PTK ketika mendapatkan feedback dari HRD yaitu sebagai berikut:

1. Klik Menu PTK.
2. Klik Menu Peretujuan.
3. Perhatikan status, jika statusnya feedback HRD maka PTK tersebut harus dilakukan revisi dan dapat diajukan ulang.
4. Klik No PTK untuk melakukan revisi dan melihat detail pengajuan
5. Perhatian warning paling atas untuk melihat note yang diberikan oleh HRD
6. Klik edit
7. Revisi sesuai dengan note yangsudah diberikan oleh HRD
8. Klik Ajukan ulang
9. Status akan berubah menjadi diajukan

Contoh:

1

2

3

Tata cara melakukan pembatalan pengajuan PTK yaitu:

1. Klik Menu PTK.
2. Klik Menu Persetujuan.
3. Klik No PTK untuk melihat detail PTK
4. Klik Aksi kemudian pilih Batal

Note:

1. Batal hanya dapat dilakukan ketika status masih diajukan
2. Ketika status sudah final approve maka yang dapat membatalkan yaitu final approval
3. Aksi batal akan menghapus record transaksi

Contoh:

1

Tata cara melakukan penolakan pengajuan PTK yaitu:

1. Klik Menu PTK.
2. Klik Menu Persetujuan.
3. Klik No PTK untuk melihat detail PTK
4. Klik Aksi kemudian pilih Tolak
5. Status akan berubah Ketika sudah di ditolak

Contoh:

1

2

Tata cara download form PTK yaitu:

1. Klik Menu PTK.
2. Klik Menu Pengajuan/Persetujuan (sesuai dengan keperluan).
3. Klik Aksi – Print
4. Klik Save untuk mendownload

Note:
PTK dapat di download Ketika status sudah final approve

Contoh:

1

2

Hubungi HRD untuk menambahkan kapasitas pada sistem desktop agar jabatan tersebut bisa muncul di paperless, karena yang muncul di paperless hanya jabatan yang memiliki slot untuk penambahan karyawan

Contoh:

1